Organisere Tips til dit kontor

At være organiseret på kontoret indebærer håndtering af et par centrale aktiviteter effektivt:

E-mails

Telefon

Møder

Stigning i produktivitet fra at investere en lille mængde af tid effektivt styre disse aktiviteter på forhånd er mere end værd resultatet.

STYRING AF E-MAILS

At holde trit med den daglige stormløb af e-mails er en stor udfordring for de fleste af os, både personligt & professionelt. De følgende tips vil hjælpe dig med at administrere den daglige strøm af e-mails:

Oprette en elektronisk arkivskab ligesom de fysiske kabinetter, du har, med elektronisk mapper efter kategorinavne

Når e-mails har læst og besvaret (hvis en handling er påkrævet), flytte e-mails fra din indbakke til din lagermapper. Dette gør det nemt at holde styr på hvilke e-mails stadig brug for en handling. Mange virksomheder pålægge begrænsninger på “Indbakke” størrelse. Ved at flytte dine e-mails fra din indbakke til en personlig mappe, er en ekstra fordel, at begrænsningen på størrelsen ikke vil afbryde din dag i netop det øjeblik, skal du sende en e-mail.

Hvis dit e-mail-program omfatter tidligere e-mail-indhold til denne email streng når du besvarer, Sørg for at slette tidligere versioner af strengen at undgå overflødige e-mails gemt. Dette gør det meget nemmere at finde den seneste kopi i strengen, når der søges senere.

Hvis din e-mail har en vedhæftet fil, løsne og gemme det som en fil i din elektroniske registreringssystem for fremtidig reference, så du ikke behøver at gå søge gennem din emails at finde filen senere. Påberåbe sig email emneoverskrifter kan oprette en tidskrævende Søg efter filen senere.

Hvis du ofte sender den samme type af e-mail, gemmes en kopi som et udkast til eller en skabelon, som du kan genbruge over & over (ændre detaljerne såsom navn, dato og beløb for hver e-mail)

Hvis et dokument er tilgængelig elektronisk, men du henvise til den ofte, udskrive det og holde det i en fil, hængende eller på skrivebordet.

Hver sjette måned eller så, gå gennem din mapper og slette e-mails ikke længere er nødvendige. Dette vil spare diskplads og foretage dine søgninger mere strømlinet.

TELEFONSTYRING

Når du forlader en talebesked til en person, hvis du ringer om handler en ligetil spørgsmål, stille det på voice mail at undgå at spille telefon tag. Også tilskynde responder at forlade svaret på din telefonsvarer, hvis de savner dig. Men hvis spørgsmålet er komplekst, ikke forlade en lang talebesked forklarer spørgsmål (af hensyn til modtageren).

Hvis du ved, du vil være i møder eller ikke tilgængelig på visse tidspunkter, lad personen kender o undgå mail telefon stemmekode.

Hvis du er midt i en kompliceret opgave, der kræver en uafbrudt tankeproces, lad voicemail besvare telefonen. Ellers tag opfordringen til at undgå en bunke op af meddelelser til at vende tilbage senere.

Telefonbeskeder skal besvares inden for 24 timer. Hvis du har været alt for bundet op til at besvare et spørgsmål eller undersøgelse, mindst svare til den person, der kaldes for at lade dem vide, at, og derefter give dem en forventet dato, som du vil have svaret for dem. Denne måde du stadig synes responsive, selvom du ikke kan løse deres anmodning straks.

MØDELEDELSE

Når du ringer et møde, altid udarbejde en dagsorden og knytte den til mødeindkaldelsen. Dagsordenen vil tjene flere formål:

Hjælpe deltagere forberede mødet

Give en følelse af tid afsat til hvert emne, så deltagere kan være opmærksomme på bestemt tid kolonihaver

Fokusere på de centrale spørgsmål at drøfte (i tilfælde af dagsorden bliver sidetracked)

Vise andre, at du værdsætter deres tid & har til hensigt at gøre mødet produktivt

Dette arbejde lige så godt til små eller store møder, men bliver endnu mere vigtigt at produktiviteten med et stort møde